En entreprise, l’intégration d’un nouveau collaborateur est une étape essentielle qu’il est important de préparer avec soin. C’est ce que l’on appelle l’onboarding. Mais saviez-vous qu’il est tout aussi important de soigner le départ de l’un de vos collaborateurs ? Ce processus s’appelle l’offboarding.

S’ils ne sont généralement pas souhaités, les départs volontaires de collaborateurs et collaboratrices sont des événements normaux et récurrents de la vie d’une entreprise. Il faut savoir les gérer de manière professionnelle et humaine, et tout faire pour les anticiper lorsque c’est possible.

Pourquoi l’offboarding est-il important ?

Le processus d’offboarding est bien plus qu’une simple liste des tâches à accomplir pour une sortie réussie. Il regroupe l’ensemble des procédures, des services et des contraintes légales de sortie qu’une entreprise doit mettre en place pour gérer efficacement le départ de l’un de ses salariés. Et surtout, l’offboarding doit faciliter la transition entre les collaborateurs.

Dans un monde professionnel très concurrentiel, l’offboarding constitue un avantage stratégique pour les entreprises car il leur permet de se différencier et de renforcer leur attractivité auprès des candidats disponibles sur le marché du travail. En effet, si les salariés quittent l’entreprise en bons termes, ils seront plus enclins à en parler de façon positive et à la promouvoir, permettant ainsi à l’entreprise d’améliorer sa marque employeur. A l’inverse, d’anciens collaborateurs mécontents peuvent propager des avis négatifs auprès de leur entourage et détériorer l’image de l’entreprise.

Le processus d’offboarding contribue également à améliorer la qualité de vie au travail car il rassure les collaborateurs qui savent qu’ils pourront quitter l’entreprise dans les meilleures conditions possible. Il permet aussi d’assurer la continuité de la productivité tout en limitant la perte des savoir-faire internes en faisant en sorte que le salarié qui part aura le temps de former et de transmettre son savoir à son remplaçant.

Enfin, l’offboarding favorise le recrutement boomerang, c’est-à-dire des employés qui réintègrent l’entreprise après l’avoir quittée pour différentes raisons.

6 étapes pour bien gérer le départ d’un collaborateur

Si la majorité des entreprises sont attentives à bien intégrer un nouveau collaborateur à leurs équipes, elles sont beaucoup moins nombreuses à faciliter le départ d’un salarié.

Quelle que soit la cause de départ (volontaire ou non) d’un salarié, l’entreprise doit tout mettre en œuvre pour que cette étape se déroule le mieux possible afin de transformer cet ancien collaborateur en ambassadeur.

Voici les 6 étapes clés pour réussir votre processus d’offboarding.

1. Communiquer sur le départ auprès de l’équipe

Pour éviter le choc de l’annonce et prendre le risque de démotiver les équipes, les entreprises retardent trop souvent l’annonce du départ d’un collaborateur. Ce type de comportement est néfaste car il génère des rumeurs et peut être la cause d’une dégradation de l’ambiance au travail. De plus, cela peut mettre le salarié concerné dans une situation délicate.

Il est donc préférable d’annoncer le plus tôt possible les départs auprès des membres de l’équipe et des principales personnes concernées afin d’en maîtriser la communication, de dédramatiser la situation et de rassurer les collaborateurs restants. L’annonce doit être réalisée par le manager direct de façon neutre, factuelle et objective.

2. Organiser la transition

Voici une étape essentielle du processus d’offboarding. Un collaborateur qui quitte l’entreprise part avec ses connaissances et ses compétences. Il est donc impératif d’éviter la perte de ce savoir en organisant la transmission des connaissances et des bonnes pratiques entre la personne sortante et les membres de l’équipe ou son successeur, si celui-ci a déjà été trouvé. Dans l’idéal, prévoyez un chevauchement d’environ un mois entre le salarié qui part et son successeur.

Si cela n’est pas possible, le collaborateur sur le départ pourra rédiger un guide expliquant ses activités quotidiennes et ses missions afin de faciliter la prise de poste.

3. Faites-en une opportunité

Pour continuellement progresser et s’améliorer, les entreprises doivent être ouvertes aux critiques et savoir se remettre en question. Profitez du départ d’un collaborateur pour faire un entretien de sortie et lui demander quels sont, selon lui, les atouts et les faiblesses de l’entreprise ainsi que les axes d’amélioration en matière de management, de processus, de fonctionnement et d’expérience collaborateur.

Les salariés sur le point de partir sont plus francs que les salariés actuels, et n’hésiteront pas à confier ce qui les a gênés durant leur période dans l’entreprise.

4. Organiser un pot de départ

On ne laisse pas partir un salarié sans le remercier et lui dire au revoir correctement. Ainsi, quelles que soient les raisons du départ et le niveau de satisfaction donné en poste, il est essentiel d’organiser un pot de départ afin de remercier le collaborateur pour son implication et de valoriser le travail effectué.

Il s’agit d’un moment convivial qui permet de marquer le coup et de se quitter en bons termes.

5. Clôturer les comptes

Lors du départ d’un salarié, l’entreprise doit remplir ses obligations légales : paiement du solde de tout compte, remboursement des notes de frais, rédaction d’un certificat de travail, etc. Le service informatique doit également récupérer le matériel, clôturer les différents comptes et fermer les accès (à l’entreprise, aux réseaux internes et externes, etc.) afin d’assurer la protection de l’entreprise et de ses données. Il faut également mettre à jour les différents organigrammes.

Pour ne rien oublier, veillez à automatiser ces processus.

6. Garder contact avec vos anciens collaborateurs

Le fait de rester en contact avec vos anciens salariés est bénéfique pour votre marque employeur. Cela permet également de bénéficier du recrutement boomerang ainsi que du réseau de vos anciens collaborateurs.

Pour cela, vous pouvez utiliser les réseaux sociaux externes comme LinkedIn et créer une communauté d’anciens que vous pouvez rassembler lors d’événements