Description de l'annonce:

·  Assurer l’accueil de tous les visiteurs extérieurs (Orientation et/ou apporter des réponses).

·  Gérer le planning de la Direction Générale, traiter et assurer le suivi des rendez-vous.

·  Préparer et organiser des réunions Internes/ Externes

·  Accueil et transfert des appels téléphoniques

·  Enregistrement des courriers postaux/ électroniques (Arrivée et départ).

·  Rédaction et saisie des documents et des courriers administratifs (PV, Compte rendu, …). 

·  Assurer la gestion du bureau (réparations, hygiène, maintenance et achats des équipements de bureaux,

·  Etablir les commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons (demande de devis, préparation des demandes d’achat, préparation des bons de commandes, bon de retour, etc.).

·  Inventaire des fournitures bureautiques.

·  Réservation des vols, d’hôtels etc. pour la DG, les partenaires, les collaborateurs, etc.

Exigences de l'emploi

·  Formation supérieure d’un niveau (bac+3) ou diplôme équivalent en secrétariat.

·  Doit avoir une bonne présentation et maitriser les modalités de l’accueil professionnel.

·  Doit avoir une parfaite maitrise des outils bureautiques et du Pack Office

·  Bonne maîtrise des outils de recherche et de documentation

·  Bonne maîtrise du français et de l’anglais (oral et écrit)

·  Bonne résistance au stress, capacité rapide d’adaptation, rigoureuse, organisée, autonome, polyvalente et aime le travail en équipe…