Description de l'annonce:

Une multinationale cherche un assistant administrative (H/F).

Finalité du poste:

• Accueil téléphonique et physique
• Gestion des visiteurs et des missions à l’étranger
• Gestion du BO
• Assistance des services RH/Sécurité - Administration/Finance  
• Direction dans les tâches organisationnelles, administratives et de secrétariat.

Principales tâches:

• Accueil téléphonique, orientation et éventuelle prise de messages ….
• Accueil physique, orientation et information auprès des visiteurs ….
• Gestion du bureau d’ordre (courrier, messagerie électronique, fax : enregistrement, classement et archivage, départ/arrivée),
• Gestion des missions à l’étranger (billet de voyage, dossier de Visa, assurance, réservation Hôtel…),
• Gestion du stock et approvisionnement ( fournitures du bureau,produits d'accueil...)
• Gestion de l’archive,
• Réservation des salles de réunion, organisation des réunions, mise à jour du macro-agenda Site.
• Saisie et mise en forme de documents informatiques (tableau de facturation, comptes rendus…),
• Classement, archivage, photocopie, ….
• Préparation des bons de commandes et suivi des réceptions des achats administratifs,
• Suivi des factures des fournisseurs, administration et RH...

Compétences techniques :

• Connaissance des actions à entreprendre en guise de préparation d'une réunion (logistique),
• Connaissance en gestion de billetterie, visas,réservation hôtel ,transport…
• Connaissance du système d'information et de communication
• Maitrise des outils microsoft office 
• Maitrise du Francais et de l'Anglais

Aptitudes professionnelles :

• Rigueur, organisation, capacité de gérer les priorités, autonomie, esprit d’initiative,
• Confidentialité, Méthode, disponibilité,
• Communication, qualités relationnelles et bonne présentation,
• Maîtrise de l’outil informatique,
• Bonne expression orale et écrite, maîtrise du Français et de l'Anglais,