L'agent administratif est principalement responsable de superviser et de coordonner le travail de tous les employés associé aux activités courantes de l’agence.

Les principales responsabilités sont :

·  supporter le chef d’agence;

·  gérer les ressources financières, humaines et matérielles du DAAM sous sa responsabilité;

·  répondre efficacement et de façon efficiente aux plaintes, aux défis ou aux difficultés des clients auxquels sont confrontés les caissiers de l’agence;

·  superviser les activités courantes de l’agence, y compris les activités de fermeture quotidiennes et mensuelles;

Les autres tâches et obligations qui permettront de bien assumer les responsabilités indiquées plus haut comprennent les éléments suivants :

·  effectuer les opérations comptables tels les notes de crédit ou de débit, les virements de salaire, les sorties de fonds et la gestion du numéraire avec la banque;

·  produire les rapports requis selon les fréquences prédéterminées;

·  participer à la formation et à l'encadrement des caissiers de l’agence afin d'améliorer la qualité du service à la clientèle;

·  s'assurer de la conformité complète aux politiques, aux procédures et aux normes du DAAM;

·  gérer et contrôler les réserves et les approvisionnements en espèces des caissiers de l’agence, observer et vérifier les comptages d'argent et mettre en place des comptages hebdomadaires aléatoires de caisse;

·  conserver à jour tous les registres de contrôle de l’agence;

·  effectuer les activités d'ouverture et de fermeture de l’agence en l'absence du chef d’agence; 

·  produire les différents rapports exigés par les politiques et les procédures de contrôle interne;

·  gérer les virements de salaire des employés et les notes de crédit ou de débit;

·  en ce qui a trait aux données comptables et financières :

o  saisir et vérifier toutes les écritures comptables dans le grand livre afin de s’assurer qu'elles sont conformes;

o  vérifier que les comptes de régularisation et transitoires sont à zéro;

·  supporter les activités du comptoir du service à la clientèle lors des périodes achalandées;

·  s'assurer de l'entretien continu et des sauvegardes des systèmes et des applications informatiques de l’agence (c.-à-d. serveurs, ordinateurs, logiciels, SAF, etc.);

·  autoriser les opérations des clients dépassant les montants prédéterminés par la politique;

·  classer quotidiennement les bordereaux de dépôts de tous les caissiers de l’agence;

·  gérer le processus de fermeture et d'ouverture des comptes clients et recueillir les frais le cas échéant;

·  gérer les comptes des clients décédés, y compris la fermeture lorsque l'héritier ou l'exécuteur présente la documentation requise et la preuve du décès;

·  imprimer la liste des nouveaux comptes inactifs chaque mois pour qu'elle soit présentée au chef d’agence;

·  s'assurer de la gestion efficace des activités de dépôts du DAAM;

·  autoriser l'annulation des opérations des caissiers au besoin;

·  effectuer toute autre tâche ou obligation connexe assignée par le chef d’agence.

L'agent administratif doit avoir une bonne connaissance pratique des activités de l’agence et de la gestion des ressources humaines dans le secteur des services financiers et doit être capable de voir la façon dont les activités courantes et complexes sont liées à la réalisation de la vision et de la mission du DAAM. À cet égard, les qualifications et les exigences spécifiques comprennent :

·  mastère en études commerciales, en économie ou en comptabilité ou autre formation pertinente;

·  au moins deux années d'expérience pertinente, de préférence dans le secteur des services financiers;

·  une bonne connaissance des systèmes informatiques et des logiciels de comptabilité et de base de données;

·  des antécédents en gestion du personnel, y compris le perfectionnement des compétences et l'encadrement;

·  de bonnes compétences interpersonnelles et relationnelles;

·  une excellente habileté à communiquer verbalement et par écrit en français.