Description de l'annonce:

TED University faisant partie du groupe Clevory et placée sous la tutelle du Ministère de l’Enseignement Supérieur, de la Recherche Scientofique est une université privée spécialisée en informatique. L'établissement délivre des cursus diplomant de licences et masters. Nous sommes à la recherche d'un(e) gestionnaire de la scolarité dont la mission est d'assister le responsable du service de la scolarité de l'université.

Mission

Le/la gestionnaire de scolarité assure le suivi administratif, technique, et logistique de la Direction des Etudes/Service de la Scolarité, sous l’encadrement de la Responsable du service de la scolarité.

ACTIVITES PRINCIPALES : 

Administratif 

- Réaliser des actes administratifs et de gestion courante du service de la scolarité et de la direction des études 

- Traiter des informations et des dossiers d’ordre administratif ou technique et en vérifier la conformité, 

- Gérer la messagerie, les appels téléphoniques, en français et en anglais 

- Gérer les agendas du Directeur des Etudes et du Directeur des Formations ; 

- Gérer l’organisation matérielle et logistique des réunions : réserver les salles, assurer l’envoi des ordres du jour, les convocations, 

- Saisir, suivre et mettre à jour les bases de données dédiées à la gestion financière et administrative du service (étudiants, personnels, factures, ordres de mission …), 

Pédagogique 

- Accueillir et informer les élèves, français et internationaux 

- Accueillir les enseignants et les personnes extérieures susceptibles de demander des informations sur la formation 

- Gérer les dossiers administratifs des étudiants (certificats de scolarité, relevés de notes, diplômes, conventions de stage …), en français et en anglais 

- Gérer le calendrier des études et de la scolarité 

- Organiser les Jurys des différents niveaux de formation 

Logistique 

- Organiser la logistique relative aux réunions de Jury 

- Assister les élèves, personnels et les équipes (réservations de titres de transports, hôtels …), 

- Classer et archiver les documents de scolarité et informations, 

- Traiter et diffuser les informations internes et externes concernant le fonctionnement du service. 

Communication 

- Participer aux actions d’information et de communication internes ou destinées aux partenaires extérieurs (remises diplômes, jury, accueil délégations, forums, salons ...)

COMPETENCES 

Connaissances 

- Avoir une connaissance générale de l’organisation de la formation dans l’enseignement supérieur 

- Maîtriser les règles

- Maîtriser le français: Compréhension et expression écrite et orale en anglais, niveau intermédiaire B 1 

- Avoir des connaissances sur l’organisation d’une école et l’évolution des règlementations 

Savoir-faire 

- Structurer et rédiger un document d’information technique ou réglementaire, 

- Planifier les activités, les échéances et conduire les projets avec méthode, 

- Organiser le classement et la conservation des documents et informations traités 

- Connaitre la chaine bureautique. Maitriser le publipostage et les tableurs 

Savoir-être 

- Avoir un bon sens du relationnel, des qualités d’écoute et de diplomatie, d’initiative, sur des actions polyvalentes 

- Savoir gérer le stress, les tensions et les conflits internes dans les périodes d’activités intenses Toutes autres tâches nécessitées par les besoins du service : Forte activité en période d’examen, de jury et de rentrée scolaire. Il faut savoir répondre en permanence aux sollicitations des étudiants et des enseignants tout en assurant le travail du jour.