Description de l'annonce:

Manpower Professional recrute pour l’Organisation Mondiale de la Santé (OMS)  des agents des services généraux (GS) pour les postes génériques G4/G5 temporaires et de durée déterminée GCT - (2212048)

SEULES LES CANDIDATURES INSCRITES SUR CE LIEN SERONT PRISES EN CONSIDERATION :

OBJET DU POSTE

L’OMS recrute du personnel d’appui administratif temporaire pour reconstituer les fichiers de son bureau à Tunis. Des possibilités de postes à plus long terme peuvent se présenter.

L’OMS tient à jour une liste de candidats disposés à accepter des contrats temporaires. L’inscription au fichier et, par la suite, l’éligibilité aux contrats de la classe G.4 ou G.5 dépendront de la satisfaction des candidats aux exigences minimales pour les postes, du mandat de l’affectation et des notes obtenues aux tests et aux entretiens. La durée du contrat dépend de la demande au niveau du département.

Affecté au domaine d’activité du Département, le titulaire fournit un appui administratif aux administrateurs.

DESCRIPTION DES FONCTIONS

Le titulaire fournit un appui administratif au personnel dans l’un des domaines d’activité du Département. Selon le niveau du poste, les tâches et responsabilités peuvent inclure certains des éléments suivants:

1. Recevoir, filtrer et distribuer la correspondance entrante, joindre des informations générales ou des fichiers connexes si nécessaire et la transmettre au personnel concerné, en attirant son attention sur des questions / problèmes spécifiques si nécessaire.

2. Utiliser des systèmes en ligne, préparer des plans et des demandes de voyage, vérifier les horaires et les coûts avec l’agent de voyages interne, effectuer des réservations de vols et d’hôtels, et traiter d’autres questions connexes sur demande ou de sa propre initiative.

3. En collaboration avec l’assistant d’équipe et/ou l’adjoint au directeur, surveiller les délais, en rappeler aux membres du personnel et veiller à ce que la correspondance et les demandes de renseignements reçoivent une réponse en temps opportun.

4. Rédiger les réponses à la correspondance générale et administrative sur la base d’instructions ou de sa propre initiative, et les finaliser.

5. Dactylographier, réviser la langue et la grammaire, corriger et mettre en forme, conformément aux styles de l’OMS et des départements, des rapports et documents techniques, des tabulaires et aider à la préparation des présentations.

6. Obtenir des documents et des informations du département et du personnel du groupe, de l’administration et d’autres groupes, programmes et organismes/institutions, selon que de besoin; Effectuer des recherches de ressources d’information (bibliothèque, Internet) sur demande.

7. Tenir à jour, en étroite collaboration avec les collègues, le système de classement des zones de travail et tenir à jour les dossiers des administrateurs appuyés, en obtenant les informations pertinentes au besoin.

8. Filtrer et recevoir les visiteurs et les appels téléphoniques avec tact et discrétion, prendre des rendez-vous, répondre aux questions et / ou rediriger les visiteurs et les appelants avec diplomatie et courtoisie, obtenir des informations générales sur l’objet des rendez-vous.

9. Participer à l’organisation de réunions d’équipe et de départements, d’ateliers, de séminaires, etc., et aider d’autres équipes à préparer les réunions d’équipe et de département, par exemple en dactylographiant la liste des participants, les demandes de voyage, les lettres d’invitation, les documents, en photocopie et en préparant des dossiers d’information, des exposés et des diapositives; et préparer les documents nécessaires à la sécurité de l’OMS pour s’assurer que les badges d’identification sont prêts en temps voulu, réserver des salles de réunion, traiter les réservations d’hôtel.

10. Pendant les réunions, les ateliers et les séminaires, fournir un soutien et une assistance en matière de secrétariat aux participants, en dactylographiant et/ou en modifiant des rapports et des documents.

11. Assurer le suivi des questions financières et budgétaires concernant le Département ou l’Unité, y compris veiller à ce que les paiements soient effectués dans les délais impartis; Préparation de feuilles de calcul Excel au besoin.

12. Utiliser le progiciel de gestion intégré (ERP); prendre des mesures et conclure des contrats selon les instructions.

13. Remplacer le personnel de soutien au besoin.

 S’acquitter de toutes autres tâches connexes qui pourraient lui être confiées ou qui lui seraient confiées, y compris fournir un appui à d’autres secteurs de travail et équipes ou au département, selon les besoins.

QUALIFICATIONS REQUISES

G.4 : Diplôme d’études secondaires ou équivalent. La formation en secrétariat est un avantage.

G.5 : Diplôme d’études secondaires ou équivalent complété par une formation en secrétariat, commerciale ou administrative.

Expérience

Essentiel:

Expérience de bureau, y compris de préférence une certaine expérience dans une organisation internationale, et connaissance de ses procédures et pratiques en rapport avec le travail: G.4:

Au moins 3 ans d’expérience pratique pertinente dans le domaine ci-dessus.

G.5: Au moins 5 ans d’expérience pratique pertinente dans le domaine ci-dessus.

Expérience dans l’organisation de réunions un atout.

Utilisation des compétences linguistiques

Essentiel:

 Une connaissance approfondie de l’anglais ou du français et une connaissance intermédiaire de l’autre langue sont requises.

Une connaissance intermédiaire d’une autre langue de l’ONU serait un atout.

Compétences

G.4 : Formation aux procédures bureautiques et à l’utilisation des logiciels bureautiques standard tels que MS Word, Excel, Power Point et les applications Internet standard. Formation dans les systèmes ERP basés sur Oracle ou d’autres systèmes ERP un atout.

G.5 : Maîtrise de l’utilisation des logiciels bureautiques standard tels que MS Word, Excel, Power Point et les applications Internet standard.

Un enseignement supérieur supplémentaire pertinent serait un avantage. Formation dans les systèmes ERP basés sur Oracle ou d’autres systèmes ERP un atout.

Compétences de l’OMS

Se connaître et se gérer

Produire des résultats

Aller de l’avant dans un environnement changeant

Travail d’équipe

Communication

Niveau scolaire : Plusieurs niveaux scolaires

CDD de 2 ans

Lieu principal : Tunisie-Tunis

Organisation : Soutien et services opérationnels de l’AC/OSS BOS

Horaire : Temps plein