Entreprise:
Description de l'annonce:
TRAGEDEL recherche une Office Manager pour rejoindre notre équipe à Tunis. Nous sommes une organisation engagée, axée sur l'innovation, la satisfaction client et le respect des normes de qualité et de sécurité, Nous accordons également importance au développement des compétences de notre personnel.
En tant que Office Manager, vous jouerez un rôle essentiel dans le bon fonctionnement de nos opérations administratives. Vos responsabilités incluront :
Assistance à la Direction :
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- Gestion de l'agenda : Planification des réunions, des rendez-vous, et suivi des échéances importantes pour le Directeur Général et Directeur Général Adjoint
- Gestion de l'information : Collecte, tri, et classement de documents et d'informations confidentielles.
- Archivage et documentation : Gestion de la documentation et des dossiers, garantissant l'accessibilité et la confidentialité des informations.
- Tâches spéciales : Réalisation de projets spécifiques assignés par le directeur ou la direction générale.
Gestion de la Communication :
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- Réception et filtrage des appels téléphoniques.
- Assurer la diffusion d'informations importantes au sein de l'entreprise.
- Accueil des visiteurs : Réception et orientation des visiteurs, clients, et partenaires.
- Organiser des réunions et des événements internes.
Achats locaux :
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- Collecte des besoins en en approvisionnement et procède à l'achat de fournitures de bureau, de consommables et de produits d'entretien après leur approbation.
- Gère les négociations avec les fournisseurs locaux pour obtenir les meilleures conditions d'achat.
- Assure le suivi des livraisons et de la qualité des produits achetés.
Gestion du Stock de Matériel et de Fournitures :
- Contrôle et maintient le stock de matériel et de fournitures de bureau.
- Effectue des inventaires réguliers et passe des commandes de réapprovisionnement au besoin
Suivi de la Billetterie et des Missions d'Affaires :
- Gère la réservation des billets d'avion, d'hôtel et d'autres besoins liés aux missions d'affaires.
- Assure le suivi des tarifs, des offres, de la planification des missions, et des remboursements si nécessaires.
- Préparer les ordres de mission pour les déplacements professionnels en accord avec les besoins des collaborateurs.
- Veiller à ce que les documents nécessaires soient en ordre et obtenir les visas dans les délais.
- Gérer et suivre les frais liés aux missions d'affaires, y compris les notes de frais.
Représentation de la Société auprès des Administrations et Autres Entités :
- Interagit avec diverses administrations et entités, y compris la CNSS, la banque, le bureau de l'emploi, les agences de voyage et les opérateurs téléphoniques, etc.
- Gère les communications, documents et transactions liées à ces interactions.
- Remonte toute information pertinente à la directrice pour soutenir la prise de décision.
Gestion des Consommations :
- Suivi des consommations de carburant, d'électricité, de communication téléphonique et d'internet.
- Demande de remboursement ou de correction des factures si nécessaire.
Planification et suivi :
- Établit le planning quotidien du coursier et assure son suivi.
- Établit le planning quotidien de la femme de ménage et assure son suivi.
Participation au Processus de Recrutement :
- Assure la publication des offres de travail conformément aux besoins de recrutement.
- Collabore à l'élaboration du registre des données comparatives sur les candidats lors du processus de recrutement.
Compétences :
- Diplôme en administration, gestion, ou domaine connexe.
- Expérience préalable en tant qu'assistante administrative.
- Excellentes compétences en communication écrite et verbale.
- Maîtrise des outils informatiques, y compris pack Office.
- Capacité de travailler en équipe et collaborer avec différents départements
- Une bonne gestion du stress, une notion importante de coopération/ cohésion d'équipe et une très bonne organisation
- Autonomie, Gestion des priorités, Sens relationnel, Aptitude à la prospection et négociation, Flexibilité, Rigueur et disponibilité
