Description de l'annonce:

L'hôtesse d'accueil joue un rôle clé dans la création d'une atmosphère accueillante et professionnelle au sein de EY.

Son rôle va au-delà de l'accueil physique, car elle contribue également à la gestion de la communication et à l'image de EY. La capacité à gérer les interactions avec tact, professionnalisme et courtoisie est essentielle pour réussir dans ce poste.

Le rôle principal : est de créer une première impression positive et de fournir un service d'accueil professionnel en facilitant la communication entre les visiteurs, les clients et les membres du personnel.

Responsabilités principales :

1. Accueil des visiteurs :

• L'hôtesse d'accueil est la première personne que les visiteurs rencontrent en arrivant à l'entreprise. Elle doit les accueillir chaleureusement et les mettre à l'aise.
• Enregistrement : Gérer le processus d'enregistrement des visiteurs, ce qui peut inclure la remise de badges, la collecte d'informations de base et la notification aux employés de l'arrivée des visiteurs importants.

2. Gestion des appels téléphoniques :

• Réception des appels : Répondre aux appels téléphoniques entrants de manière professionnelle, transférer les appels aux personnes appropriées ou prendre des messages.
• Filtrage des appels : Fournir un filtrage de base pour s'assurer que les appels non pertinents ne perturbent pas le flux de travail.

3. Coordination des rendez-vous :

• Gestion des réservations : Coordonner les rendez-vous, les réunions et les salles de conférence en fonction des besoins de l'entreprise.
• Communication : Informer les employés des rendez-vous à venir et s'assurer que les salles sont préparées à temps.

4. Orientation et information :

• Orientation : Aider les visiteurs à se repérer dans l'entreprise en fournissant des directions et des informations utiles.
• Réponses aux questions : Être en mesure de répondre aux questions de base sur l'entreprise, ses activités et ses politiques.

5. Image de l'entreprise :

• Présentation professionnelle : Maintenir une apparence professionnelle, contribuant ainsi à l'image positive de l'entreprise.
• Communication positive : Agir comme ambassadrice de l'entreprise en communiquant de manière positive et en créant une atmosphère accueillante.

6. Tâches administratives :

• Gestion du courrier : Tri et distribution du courrier entrant.
• Support administratif : Fournir un soutien administratif de base, comme la saisie de données ou la préparation de documents simples.

7. Sécurité :

• Contrôle d'accès : S'assurer que seules les personnes autorisées ont accès aux installations de l'entreprise.
• Gestion des urgences : Être familiarisé avec les procédures d'urgence et agir de manière appropriée en cas de besoin.

Compétences et qualifications requises :

• Excellentes compétences en communication et en relations interpersonnelles.
• Présentation professionnelle et amicale.
• Maîtrise des outils bureautiques de base (Word, Excel, Outlook).
• Capacité à gérer les situations stressantes.
• Sens de l'organisation et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.
• Discrétion et respect de la confidentialité.

Formation et expérience :

• Expérience préalable dans un rôle similaire est un atout.
• Formation en accueil et service à la clientèle est appréciée.