Description de l'annonce:

EY rassemble aujourd’hui 300 000 associés et collaborateurs à travers le monde dans plus de 150 pays. Grâce à ce réseau, dont le niveau d’intégration et l’ampleur internationale sont gages d’une même excellence partout dans le monde, EY renforce sa position de leader mondial de l’Audit, du Conseil, des Transactions, de la Fiscalité et du Droit. Nous faisons grandir les talents afin, qu’ensemble, ils accompagnent les organisations vers une croissance pérenne. Notre engagement envers nos équipes commence avec cette promesse : quel que soit votre parcours avec nous, l’expérience EY dure toute une vie.

L'hôtesse d'accueil joue un rôle clé dans la création d'une atmosphère accueillante et professionnelle au sein de EY.

Son rôle va au-delà de l'accueil physique, car elle contribue également à la gestion de la communication et à l'image de EY. La capacité à gérer les interactions avec tact, professionnalisme et courtoisie est essentielle pour réussir dans ce poste.

Le rôle principal : est de créer une première impression positive et de fournir un service d'accueil professionnel en facilitant la communication entre les visiteurs, les clients et les membres du personnel.

Responsabilités principales :

1. Accueil des visiteurs :

• L'hôtesse d'accueil est la première personne que les visiteurs rencontrent en arrivant à l'entreprise. Elle doit les accueillir chaleureusement et les mettre à l'aise.
• Enregistrement : Gérer le processus d'enregistrement des visiteurs, ce qui peut inclure la remise de badges, la collecte d'informations de base et la notification aux employés de l'arrivée des visiteurs importants.

2. Gestion des appels téléphoniques :

• Réception des appels : Répondre et traiter les appels téléphoniques des différents interlocuteurs.

3. Coordination des rendez-vous :

• Gestion des réservations : Coordonner les rendez-vous, les réunions et les salles de conférence en fonction des besoins de l'entreprise.
• Communication : Informer les employés des rendez-vous à venir et s'assurer que les salles sont préparées à temps.

4. Support logistique :

·  Organiser les événements internes et externes tels que les réunions, les conférences, les séminaires, etc.

·  Gérer les réservations de salles, le matériel audiovisuel et les services de restauration si nécessaire.

5. Gestion du catering :

• Coordonner la planification des repas pour les réunions, les événements et les déplacements professionnels en tenant compte du budget.
• Passer les commandes auprès des fournisseurs de restauration ou des traiteurs, en veillant à ce qu’ils soient adaptés aux besoins spécifiques de chaque occasion.
• Assurer la livraison opportune et le bon déroulement des services de restauration lors des événements et des réunions. Gérer la mise en place, le service et le rangement après l'événement.
• Superviser la qualité des services fournis par les fournisseurs de restauration et s'assurer que les normes de qualité et d'hygiène sont respectées en tout temps.

6. Image de l'entreprise :

• Présentation professionnelle : Maintenir une apparence professionnelle, contribuant ainsi à l'image positive de l'entreprise.
• Communication positive : Agir comme ambassadrice de l'entreprise en communiquant de manière positive et en créant une atmosphère accueillante.

7. Tâches administratives :

• Gestion du courrier : Tri et distribution du courrier entrant.
• Support administratif : Fournir un soutien administratif de base, comme la saisie de données ou la préparation de documents simples.

8. Sécurité :

• Contrôle d'accès : S'assurer que seules les personnes autorisées ont accès aux installations de l'entreprise.
• Gestion des urgences : Être familiarisé avec les procédures d'urgence et agir de manière appropriée en cas de besoin.

Compétences et qualifications requises :

• Excellentes compétences en communication et en relations interpersonnelles.
• Présentation professionnelle et amicale.
• Maîtrise des outils bureautiques de base (Word, Excel, Outlook).
• Capacité à gérer les situations stressantes.
• Sens de l'organisation et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.
• Discrétion et respect de la confidentialité.
• Polyvalence et capacité à s'adapter rapidement aux changements.

Formation et expérience :

• Expérience préalable dans un rôle similaire est souvent requise.
• Formation en accueil et service à la clientèle est appréciée.
• La maîtrise d'une ou plusieurs langues étrangères peut être un atout.