Description de l'annonce:

Missions principales et tâches :

 1. Axe Administratif :

- Réaliser des opérations de gestion courante

• Gestion des cotisations
• Gestion du lieu (réservation, coworking, logistique du lieu,..) 
• Recouvrement des entreprises
• Gestion des registres
• Classement et archivage

- Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative, contacts, entreprises,..)

- Réceptionner, enregistrer, classer et distribuer le courrier.

- Gestion des relations avec les institutionnels

• Présidence du Gouvernement
• Recette de finance
• Bureau d’emploi
• …

- Effectuer l’inventaire à mi-parcours et fin d’année

- Suivre certains dossiers et relancer des interlocuteurs internes ou externes concernés

- Collecte de devis et gestion de portefeuille
- Organiser la logistique relative aux réunions, du local et IT (internet, téléphone,..)
- Support activité nécessitant un déplacement

 2. Axe Comptabilité et finance :

• Tenue de toute la comptabilité et coordination avec notre bureau de comptabilité
• Réception, vérification et classement des pièces comptables à jour
• Gestion des commandes et de facturation
• Gestion des journaux comptables
• Répartir les factures par sessions analytiques
• Préparer les paraphes de signature et les paiements des prestataires
• Coder, totaliser, réunir en lots, consigner dans un registre et saisir à l'ordinateur, et vérifier et rapprocher des transactions, telles que les comptes fournisseurs et clients, la paie, les commandes, les chèques, les factures, retenue à la source, les demandes de chèques, suive des paiements en ligne et les relevés bancaires;
• Suivi bancaire et gestion de relation avec la banque
• Rapprochement bancaire mensuel

1. Axe Logistique :

Il assure le support logistique de tous les événements

1. Logistique Forum

• Gestion de relation avec les entreprises sur ce qui est :
• Logistique du lieu et des stands,…
• Collecte et suivi des éléments marketing
• Contrôler le bon déroulement du montage, du démontage et de l'ensemble de la manifestation (planning fournisseurs, qualité, gestion des problèmes rencontrés)
• Assurer la permanence technique auprès des exposants
• S'assurer de la satisfaction du client
• Relecture des fiches entreprises
• Coordonner avec l’agence événementielle sur tout ce qui est :
• Collecte des éléments
• Gérer des documents synthétiques partagé via drive (BC, éléments catalogues, bannières,..)
• Support sur tout ce qui est démarchage des entreprises
• Assurer la gestion des flux et la signalétique
• Mobiliser et superviser les stagiaires le jour J-1 et le jour J
• Gestion des invitations (impression, publipostages, diffusion,..)
• Suivi et édition de l’enquête de satisfactions des entreprises et des visiteurs
• Gestion des affichages via les écoles, bureau d’emploi, urbain,…

 2. Logistique du reste des événements

• Envoi des invitations
• Préparatifs pour le jour J
• Phoning et smsing à la base ATUGE
• Assistance le jour j
• Elaborer les états financiers

Exigences de l'emploi

Compétences requises

1. Langues

Une maitrise du Français et de l’arabe est requise (oral et écrit).

 2. Compétences recherchées

• Niveau universitaire licence ou équivalent gestion, économie, comptabilité, finance (bac+3) ;
• Une expérience dans la vie associative est fortement recommandée
• Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat.
• Capacité à synthétiser une information complexe.
• Capacité à gérer et/ou créer un système complexe de classification.
• Bonnes connaissances des logiciels bureautiques de base et d’Internet (courrier électronique, consultation de sites Web).
• Capacité à rédiger et à mettre en page correctement un document électronique.
• Planifier son activité.
• Travailler en équipe.
• Proposer des améliorations pour faciliter le fonctionnement du service.
• Disponibilité
• Bonne maîtrise de l’outil informatique (MS Office)

3. Qualités recherchées

• Avoir le sens de l’initiative
• Rigueur, réactivité, autonomie et organisation dans le travail
• Sens des relations humaines et de la représentation publique
• Sens de l'écoute, diplomatie, patience. Polyvalent, il peut être amené à toucher à tout, du secrétariat classique à des tâches de gestion plus spécifiques. Adaptable, curieux, il doit savoir s'intégrer dans une équipe.