Description de l'annonce:

Nous recherchons une secrétaire expérimentée et organisée pour soutenir le directeur de notre agence de voyage dans ses tâches administratives et opérationnelles. En tant que secrétaire, vous serez un point de contact essentiel pour le directeur, en gérant efficacement son emploi du temps, ses communications et diverses missions administratives liées à l’activité de l’agence.

Responsabilités :

• Gérer l'agenda du directeur et organiser ses rendez-vous, réunions et déplacements.
• Assurer la gestion des appels téléphoniques et de la correspondance (emails, courriers) du directeur.
• Préparer et organiser des documents pour les réunions (rapports, présentations, etc.).
• Assurer la coordination des informations entre le directeur, les équipes internes et les partenaires externes.
• Aider à la préparation et au suivi des projets et dossiers en cours (réservations, relations fournisseurs, etc.).
• Gérer les tâches administratives courantes (classement, saisie de données, prise de notes lors des réunions).
• Préparer les contrats, devis et autres documents nécessaires aux clients ou aux fournisseurs.
• Organiser et suivre les déplacements professionnels du directeur, y compris les réservations de voyages et d’hébergement.
• Assurer la confidentialité des informations traitées et être force de proposition pour améliorer l’organisation du travail.

Compétences et Qualifications :

• Diplôme en secrétariat, gestion, ou domaine similaire.
• Expérience préalable en tant que secrétaire de direction, idéalement dans le secteur du tourisme ou des voyages.
• Excellente maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Bonne gestion du temps et capacité à prioriser plusieurs tâches simultanément.
• Excellentes compétences en communication écrite et orale.
• Sens de l'organisation, rigueur et discrétion.
• Autonomie, proactivité et capacité à travailler sous pression.
• Maîtrise de l’anglais et/ou d’autres langues étrangères est un plus.
• Connaissance des logiciels de gestion de voyages (Amadeus, Sabre, etc.) est un atout.