Description de l'annonce:

Crit recrute pour le compte de son client une secrétaire  pour Coworking Space :

Mission Principale :

La secrétaire assure l’accueil des membres et visiteurs, la gestion administrative et le support aux activités quotidiennes du coworking space. Elle joue un rôle clé dans le bon fonctionnement de l’espace en garantissant un service de qualité.

Responsabilité principales  :

·  1. Accueil et relations membres :

.  Assurer l’accueil des membres, visiteurs et partenaires avec professionnalisme et courtoisie.

.  Répondre aux appels téléphoniques et aux emails, et les rediriger si nécessaire.

.  Fournir des informations sur les services et abonnements disponibles.

·  2. Gestion administrative :

.  Tenir à jour les dossiers administratifs des membres (contrats, inscriptions, renouvellements, domiciliations).

.  Gérer les agendas, prises de rendez-vous et réservations des espaces communs.

.  Assurer la réception, le tri et la distribution du courrier et des colis.

·  3. Support aux opérations :

.  Préparer et organiser les réunions, ateliers ou événements (réservation de salles, matériel, etc.).

.  Veiller à la bonne organisation et au maintien de l’ordre dans les espaces communs.

.  Collaborer avec les prestataires externes (fournisseurs, services de nettoyage, maintenance).

·  4. Gestion de la facturation et des paiements :

.  Émettre des factures pour les services fournis (adhésions, domiciliation, location de salles).

.  Suivre les paiements et relancer les membres en cas de retard.

.  Maintenir un registre précis des transactions et des paiements.

·  5. Contribution à la communication :

.  Participer à la rédaction et à l’envoi de newsletters ou d’annonces internes.

.  Mettre à jour les tableaux d’affichage et les réseaux sociaux en cas de besoin.

.  Assurer une communication fluide entre les membres et l’équipe de gestion.

Compétences requises :

  Compétences techniques :

.  Maitrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint).

.  Connaissance des outils de gestion (CRM, outils de réservation) est un atout.

.  Bonne gestion de l’agenda et des priorités.

 Compétences comportementales :

.  Sens de l’organisation et rigueur.

.  Excellent relationnel et capacité à travailler en équipe.

.  Polyvalence et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.

.  Discrétion et sens de la confidentialité.

  Langues :

.  Français courant (oral et écrit).

.  Une bonne connaissance de l’anglais est un plus.

Profil recherché:  

- Niveau Bac à Bac+2 en secrétariat, administration ou gestion.
- Une expérience préalable dans un rôle similaire est un plus.
- Intérêt pour les environnements dynamiques et collaboratifs.

Indicateurs de performances  

- Niveau de satisfaction des membres et visiteurs.
- Respect des délais pour les tâches administratives.
- Précision dans la gestion des paiements et documents.
- Contribution à l’organisation réussie des événements.