Description de l'annonce:

L'assistante de direction groupe US est responsable de l’assistance administrative auprès de la direction générale et du département financier. Elle assure la gestion de l’agenda et des communications de la direction tout en apportant un soutien au suivi des dossiers financiers, à la gestion des documents comptables et à la préparation des rapports financiers.

Responsabilités principales :1. Assistance à la direction :

• Gestion de l’agenda : Planification des rendez-vous, réunions, déplacements et gestion des priorités pour la direction.
• Organisation de réunions et événements : Préparation des réunions, gestion des convocations, réservation des salles, préparation des supports de présentation.
• Suivi des actions de la direction : Prise de note en réunion, suivi des décisions prises et des actions à entreprendre.
• Communication : Gestion des appels téléphoniques, des courriers électroniques et de la correspondance interne et externe. Rédaction et mise en forme de documents et rapports.

1. Gestion des finances et comptabilité :

• Suivi des budgets : Assistance dans la gestion des budgets du département, suivi des dépenses et des prévisions financières.
• Facturation et paiements : Suivi des factures et des paiements (fournisseurs, partenaires, etc.), en collaboration avec le service comptabilité.
• Préparation des rapports financiers : Collecte des données nécessaires à la préparation des rapports financiers mensuels, trimestriels et annuels.
• Contrôle des documents financiers : Vérification des documents financiers, des notes de frais, des bons de commande et des factures avant validation par la direction.

1. Suivi administratif et gestion documentaire :

• Archivage et classement : Gestion, organisation et classement des documents administratifs et financiers, selon les normes en vigueur.
• Rédaction de documents financiers : Préparation des présentations financières, synthèses et rapports pour la direction.

1. Support à l’équipe financière :

• Communication avec les parties prenantes externes : Relations avec les banques, les clients et les fournisseurs.
• Gestion des contrats : Aide à la gestion des contrats financiers (prestations de services, assurances, etc.).

Relations internes et externes :

• Internes : Collaborations avec la direction générale, les départements financiers, les ressources humaines et autres services opérationnels.
• Externes : Relations avec les partenaires financiers, les fournisseurs, les auditeurs et les institutions bancaires.

Compétences requises : Compétences techniques :

• Comptabilité et gestion financière : Bonne connaissance des principes comptables et financiers.
• Maîtrise des outils bureautiques : Excel, Word, PowerPoint. Une connaissance des logiciels de comptabilité et de gestion budgétaire (ex. : SAP, Sage) est un plus.
• Gestion administrative : Excellente maîtrise des outils de gestion de l’agenda, de communication et d’organisation.

Compétences relationnelles :

• Communication : Excellentes compétences en communication écrite et orale.
• Autonomie et proactivité : Capacité à gérer les priorités, à anticiper les besoins et à travailler de manière autonome.
• Discrétion et confidentialité : Respect strict de la confidentialité des informations sensibles, notamment financières.

Compétences organisationnelles :

• Rigueur et précision : Capacité à effectuer un travail de qualité avec une grande attention aux détails.
• Gestion du temps et des priorités : Capacité à jongler avec plusieurs tâches à la fois et à respecter les délais.

Formation et expérience requises :

• Formation : Un diplôme en comptabilité , finance ou autres domaines similaires.
• Expérience : Expérience plus de 5 ans dans un poste similaire, idéalement dans un environnement où les tâches administratives et financières sont combinées.

Qualités personnelles :

• Esprit d’équipe : Capacité à collaborer efficacement avec différents départements (finance, RH, direction, etc.).
• Adaptabilité : Capacité à travailler dans un environnement dynamique et à gérer les priorités en fonction des besoins de la direction.
• Réactivité : Capacité à répondre rapidement aux demandes de la direction et à s’adapter aux changements de planning ou de stratégie.